Op de jaarlijkse beurs Skillsmasters worden VMBO-ers en MBO-ers geholpen bij het maken van hun keuze voor een beroepsopleiding, of zelfs beroep. Kenniscentra, opleidingsinstituten en werkgevers laten zien welke mogelijkheden er zijn, en uit het hele land (maar vooral de regio Rotterdam) worden scholieren en studenten naar Ahoy gehaald.
Ook UWV Werkbedrijf heeft traditiegetrouw een stand op de beurs, waar informatie gegeven wordt over het vinden van een baan. Als het relevant is, wordt er direct gematcht en gekeken of er meteen een baan beschikbaar is bij een van de aanwezige werkgevers, waar de kandidaat dan meteen naartoe begeleid wordt.
De afgelopen jaren gebeurde dat matchen met de hand: er waren lijsten met de beschikbare vacatures en daar werd voor iedere kandidaat doorheen gelopen. Eventuele matches werden ook handmatig vastgelegd. Gevolg was dat dit redelijk veel tijd kostte, niet professioneel overkwam en er geen goed overzicht was van de bereikte resultaten.
Om deze situatie in 2011 te verbeteren was voorgesteld om de bestaande systemen van UWV Werkbedrijf in te zetten. Deze zijn immers gemaakt om te matchen en zouden toch ook voor een beurs-omgeving gebruikt moeten kunnen worden. Dat viel echter tegen. De systemen bleken door beveiligingsinstellingen heel moeilijk beschikbaar te krijgen op de beursvloer, het inrichten van een “aparte” omgeving binnen het systeem voor de beurs was heel lastig, en het systeem vereiste erg veel gegevens en acties die voor de beurs niet relevant waren.
Daarom is gezocht naar een bruikbaar alternatief, waar ik eind 2010 voor benaderd werd – toen nog in mijn rol van werknemer bij UWV Werkbedrijf. Al snel leek Zoho Recruit een aardige en betaalbare kandidaat. Dit liep echter vast op de onzekerheid van wat er met de gegevens gebeurt, en de koppeling met het registratiesysteem van de beurs. Verder is gekeken naar de inzet van de openbare vacaturebank van UWV Werkbedrijf, werk.nl, Google Docs en enkele open source vacaturebanken. Geen enkele oplossing bleek te voldoen aan de eisen en wensen, of binnen de gestelde tijd en het gestelde budget inzetbaar te zijn.
Ondertussen was besloten om zelf een prototype te maken van het systeem dat in gedachten was. Ik was bij Noblesse Oblige begonnen, maar bleef bij het project en bouwde het prototype in mijn eigen uren. Omdat de vereiste functionaliteit beperkt was en al behoorlijk uitgewerkt voor de productselectie, kon dit prototype tamelijk snel gemaakt worden. Dat gaf voldoende zekerheid om hiermee verder te gaan.
Met de terugkoppeling van de beursorganisatie en de medewerkers die op de beurs in de stand gingen werken, werd de functionaliteit uitgebreid en afgestemd op het doel. De koppeling met het registratiesysteem van de beurs bleek niet realtime / online mogelijk, maar het inlezen van registratiegegevens wel. Daarom is besloten om de registratie op de beurs zelf, direct in de matchapplicatie te doen. Ook de registratie van de aanwezige werkgevers en hun vacatures werd rechtstreeks in de matchapplicatie gedaan.
Omdat er een maatwerkoplossing is gebruikt, kon de functionaliteit helemaal afgestemd worden op de eisen en wensen van de standhouders. Zo werd er een “nieuws” functie ingebouwd, waar berichten geplaatst konden worden die over de beurs gingen. Ook werden tellers bijgehouden van doorverwezen kandidaten, zodat goed te zien was welke werkgevers (te) veel kandidaten kregen. Dit gegeven werd dan ook gebruikt in de match-logica, zodat de kandidaten zoveel mogelijk over de aanwezige werkgevers verdeeld werden.
Het systeem is gedurende de beurs gebruikt door de mensen bij de registratie – al bleken de bezoekers zichzelf met het systeem te kunnen registreren – en de mensen in de UWV Werkbedrijf stand. Bij elkaar ongeveer 20 mensen die gelijktijdig aan het werk waren, met ongeveer 6.500 kandidaten, 50 werkgevers en zo’n 300 vacatures. Omdat de applicatie voor de beurs “bedrijfskritisch” was, was nagedacht over de beschikbaarheid, en was er een back-up systeem beschikbaar. Dat bleek niet nodig: het systeem (Windows Server, IIS 7 met Classic ASP, SQL Server) dat op een enkele box draaide hield zich prima. Mede door de training vooraf waarbij het hele proces en de rol van het systeem daarin besproken is, was men tevreden over het systeem. Er waren alleen te weinig vacatures om alle bezoekers goed te kunnen matchen…
Een prototype van de applicatie is te zien door hier te klikken (inloggen kan met balie1 / balie1).